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The week after is when the public-facing wrap-up happens.

Day one (the day after). Post the family photo (or same-day if you can). Write a short thank-you message to volunteers, partners, visitors, locals. Reply to comments and messages.

Day two and three. Send personal thank-you notes to your most important partners (the regional health authority, the tourism body, the major sponsors, the moderators). Email them; do not just post publicly. Specific, personal, by name.

Day four to seven. Do a debrief with your core team. What worked? What did not? What surprised us? What would we change? Take notes; this is the foundation of next year, even if you are not planning next year yourself.

End of the week. Send a final email to the RSVP list. Thank them for coming. Share the family photo. Mention what comes next (if anything is firm). Provide a way to stay in touch.

A few things to handle in the first week:

• Press follow-up. Local media will sometimes do a "wrap-up" story in the days after. Be available for those calls. Send them the family photo if they want it.
• Numbers. Compile the numbers (RSVPs, estimated attendance, places people travelled from). These will be the foundation of every future story about the event.

La semaine suivante

C'est la semaine suivante que se déroule le bilan destiné au public.

Premier jour (le lendemain). Publiez la photo de groupe (ou le jour même si possible). Rédigez un bref message de remerciement à l'intention des bénévoles, des partenaires, des visiteurs et de la population. Répondez aux commentaires et aux messages.

Jours 2 et 3. Envoyez des messages de remerciement personnalisés à vos partenaires les plus importants (les directions régionales de santé publique, le bureau d'information touristique / Centre Infotouriste, les commanditaires principaux, les modérateurs). Envoyez-les par courriel ; ne vous contentez pas de les publier en ligne. Soyez précis, personnel et adressés personnellement.

Jours 4 à 7. Faites un bilan avec votre équipe principale. Qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Qu'est-ce qui nous a surpris ? Que changerions-nous ? Prenez des notes ; c'est la base de l'année prochaine, même si vous ne planifiez pas vous-même l'année prochaine.

Fin de la semaine. Envoyez un dernier courriel à la liste des participants. Remerciez-les d'être venus. Partagez la photo de groupe. Mentionnez ce qui va suivre (si quelque chose est déjà décidé). Proposez un moyen de rester en contact.

Quelques points à régler au cours de la première semaine :

• Suivi avec la presse. Les médias locaux publient parfois un article de « bilan » dans les jours qui suivent. Soyez disponible pour répondre à leurs appels. Envoyez-leur la photo de groupe s’ils le souhaitent.
• Chiffres. Compilez les chiffres (réponses-RSVP, estimation du nombre de participants, lieux d'origine des invités). Ils serviront de base à tous les futurs articles sur l'événement.