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Before you announce anything publicly, make three phone calls. The order matters.
Every region in Canada has a destination marketing organization, sometimes called a DMO. It might be branded as Tourism [your city], [your region] Tourism, or as part of the Chamber of Commerce. Find them. Call them. Tell them what you are planning.
To be clear, you’re not asking permission. Rather, you’re giving them a chance to be helpful before you start, because if they only hear about the event when it is in the newspaper, they will be defensive. If they hear about it from you, in advance, they have the chance to be partners.
They will also be able to let you know which weekends have big events in town, events which may already restrict the availability of accommodation, parking, etc. They will know which weekend will be a good one for you.
What you are asking for: their visitor maps, their existing welcome materials, their list of accommodations, and a contact at their office who can answer questions during the planning.
They may also have a small budget to support these kinds of things. It’s worth asking early on. This kind of grant is helpful to pay for the basic costs to book the space or park and cover the insurance if required to do so.
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LESSON LEARNED: Their timelines are not your timelines. Do your best to give lots of notice, but they may not have the flexibility to incorporate this infusion into their agenda. Keep stakeholders like tourism organizations informed throughout the process and other ways to work together may come up as the Infusion gets closer.
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Avant de faire quelque annonce publique il vous faudra faire trois appels téléphoniques. L’ordre de ceux-ci est importante.
Dans chaque région du Canada, il y a, en plus du MdT, des organismes dédiés au tourisme local, souvent appelés Association touristique Régionale (ATR). Il ya aussi les Chambres du Commerce. Trouvez-les. Donnez-leur un coup de fil. Expliquez-leur ce que vous planifier.
Soyons clair : vous ne leur demandez pas une permission. Simplement, vous leur donnez une opportunité de vous offrir leur aide au début de votre démarche. Si l’organisation touristique n’est mise au courant de l’évènement que par les médias, elle risque d’être méfiante. Si les informations viennent de vous personnellement, elle sera peut-être en mesure de vous offrir un partenariat.
Ces organisations seront en mesure de vous informer sur les fin-de-de-semaines les plus propices, sans autres évènements qui pourraient avoir un impact sur l’hébergement, le stationnement etc..
Demandez-leur leur carte touristique, les messages de bienvenue qu’ils ont déjà , leur liste d’hébergement disponible et le nom d’une personne contact qui pourrait répondre à des questions éventuelles durant votre planification.
L’organisme aurait peut-être des fonds discrétionnaires pour aider ce genre de projet. Ça vaut la peine de poser la question. Ce genre de subvention pourrait aider à défrayer les coûts de location de l’endroit qui sera utilisé and couvrir les frais d’assurances si nécessaire.
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LEÇONS APPRISES : Leur échéancier n’est pas le vôtre. Informez ces organismes le plus tôt possible, cependant, elles ne seront pas nécessairement assez flexibles pour incorporer votre projet dans leur agenda. Gardez les parties prenantes, telles que les organismes touristiques informées durant tout le processus. De cette façon, on découvrira peut-être d’autres façons de collaborer plus le moment de l’Infusion approchera.
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