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If you live in a part of Canada where rain is rare in your event's window (parts of the Prairies, parts of the North), you may be lucky. For most of the country, plan for rain.

The principles

• The event happens regardless of weather. Cancelling at the last minute strands visitors who have flown or driven in. The event continues unless conditions are genuinely dangerous (lightning, severe wind, snow that closes the highways). When communicating your plan on the Discord and your webpage, mention that it goes on, rain or shine.
• Have a rain plan, and put it in writing in advance. Where will the family photo happen if the park is unusable? Where will the info tables move to if the gazebo is flooded? Communicate the rain plan to everyone who RSVPs the day before so they know what to expect.
• Communicate weather updates the morning of. If rain is predicted, send a message at 8 a.m.: "The photo is still happening at noon. Bring an umbrella. We will gather under the trees at the south end of the park." Specificity beats generality.
• Lower expectations gracefully. A rainy day reduces turnout. Visitors who travelled long distances will still come; visitors who were going to drive in for the day may not. Do not panic if your numbers are smaller than you hoped.
• Capture the rainy version. A rainy family photo is sometimes more memorable than a sunny one. Hundreds of people in raincoats and umbrellas, smiling at a camera in the rain, makes for a great image. Lean into the weather rather than apologizing for it.

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A note on extreme weather: If conditions cross from "uncomfortable" to "actually dangerous" — high winds, thunderstorms and lightning, smoke from nearby wildfires — the event must move indoors or be postponed. The line between uncomfortable and dangerous is sometimes blurry; err on the side of caution. Visitors will accept a rescheduled photo. They will not accept an injury.

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Il ne pleuvra pas. (Mais si ça arrivait…)

Si vous habitez dans une région du pays où la pluie est rare durant la période prévue pour votre Infusion (une parie des Prairies, une partie du Nord), vous pourriez être chanceux. Pour une grande partie du pays, soyez prêts.

Les principes

• L’évènement aura lieu indépendamment du temps. Une annulation à la dernière minute laisserait en panne les visiteurs qui sont venus par avion ou en voiture. Il y aura annulation qu’en cas de conditions dangereuses (orages électriques, grands vents, routes fermées à cause de la neige). Lorsque vous communiquez votre planification sur votre plateforme (Concord ou autre) et votre site Web, mentionnez que l’évènement aura lieu beau temps-mauvais temps.
• Planifier pour la pluie et notez-le d’avance. Où sera prise la photo si vous ne pouvez pas utiliser le parc? Où placerez-vous les tables si le gazebo est inondé? Communiquez ces changements la veille à tous ceux qui ont RSVP pour qu’ils soient renseignés.
• Communiquez les mises-à-jour le matin du jour J. ****Si ****on prédit de la pluie, envoyez un message à 8 AM : « La photo sera prise à midi. Apportez un parapluie. Nous nous rassemblerons sous les arbres ****du côté sud du parc ». Il vaut mieux être spécifique que vague.
• Diminuer vos attentes en douceur. Une journée pluvieuse réduira la participation. Les visiteurs ayant voyagé de longues heures seront présents. Ceux qui planifiaient de venir pour seulement la journée, peut-être pas. Pas de panique si les nombres sont plus faibles que prévu.
• Embrassez la version « temps maussade ». Une photo de famille sous la pluie peut être plus mémorable qu’une sous un soleil resplendissant. Des centaines de gens souriants, en imperméables et sous des parapluies, regardant une caméra produira une image merveilleuse. Alliez-vous au temps plutôt que de vous en excuser.

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Conditions météorologiques extrêmes :  si les conditions passent de » inconfortables » à « actuellement dangereuses » --grands vents, orages électriques, fumée provenant de feux de forêt dans la région—l’événement devra se déplacer à l’intérieur ou être reporté. La différence entre inconfortable et dangereuse est quelques fois floue : il vaut mieux se ranger du côté de la prudence. Les visiteurs vont accepter un autre moment pour la photo, ils n’accepteront pas des blessures.

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